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Microsoft 365 für KMUs: Welcher Plan ist der richtige?

Die Produktivitätscloud – so nennt Microsoft selbst das Angebot, das unter der Bezeichnung Microsoft 365 in Form von Abo-Businessplänen vertrieben wird. 365 umfasst die Office-Anwendungen, verschiedene Clouddienste sowie – in der Premiumversion – erweiterte Sicherheitsfunktionen. Zur Verfügung stehen vier Pläne: Business Basic, Business Standard und Business Premium sowie Microsoft 365 Apps. Alle vier sind für kleine und mittelgroße Unternehmen gedacht, die die Programme und Tools für ihre Projektarbeit sowie in der internen und externen Kommunikation einsetzen können – etwa Teams für Onlinekonferenzen und Kollaboration, OneDrive als Cloudspeicher und Exchange Online fürs E-Mail-Hosting. Der Vorteil dabei: Da alles aus einer Hand kommt und zentral in der Cloud gespeichert wird, sind alle Dateien jederzeit für alle Beteiligten verfügbar. Geräte-, system- und ortsunabhängig.

Für jeden Anspruch der passende Plan

Ein Kleinunternehmer hat andere Bedürfnisse als der Mittelstand. Der eine arbeitet vielleicht hauptsächlich mit den gängigsten Office-Anwendungen, der andere muss eine Vielzahl großer Projekte managen und dafür sorgen, dass interne wie externe Mitarbeiter und Beteiligte jederzeit sicher und effizient miteinander arbeiten und kommunizieren können. Entsprechend sind die Microsoft-365-Pläne für verschiedene Ansprüche konzipiert. Bevor wir die Pläne einzeln vorstellen, zeigen wir kurz auf, was sie alle gemeinsam haben:

  • für die geschäftliche Nutzung lizenziert
  • Buchung im Abomodell mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung
  • kostenloser Testmonat
  • DSGVO-konforme Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren
  • Office-Apps im Web und auf mobilen Geräten: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
  • gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit
  • 1 TB/Nutzer OneDrive-Onlinespeicher
  • maximal 300 Benutzer
  • Sicherheit und Compliance mit Berechtigungs- und Kennwortverwaltung
  • 24/7-Support am Telefon und online
  • garantierte Verfügbarkeit von 99,9 %

Bei der Buchung im Jahresabo sind die Pläne etwas günstiger als bei monatlicher Zahlung, dafür ist man entsprechend unflexibler bei der Kündigung. Gezahlt wird per Kreditkarte oder Bankeinzug, bei Rechnungssummen über 400 Euro ist auch die Abwicklung per Rechnung möglich. 

Business Basic: einfach remote arbeiten

Die günstigste 365-Lösung ist, wie der Name schon verrät, das Basispaket unter den 365-Businessplänen. Dieser Plan bietet Onlinezugriff auf die aktuellsten Webversionen der gängigen Office-Programme und Outlook. Alle Anwendungen sind außerdem auch für iOS und Android verfügbar und können auf bis zu zehn Endgeräten genutzt werden (5 Smartphones/5 Tablets) – perfekt für Mitarbeiter im Außendienst. Die Desktop-Anwendungen sind nicht enthalten, die Kompatibilität (abwärts bis Office 2013) ist jedoch gewährleistet. Zu den enthaltenen Clouddiensten gehören OneDrive, Teams, Exchange (inkl. Exchange Online Protection mit Schutz vor Viren, Spam und Phishing) und SharePoint. Datenspeicherung, Projektverwaltung, interne wie externe Kommunikation sowie E-Mail-Hosting (50-GB-Postfach je Nutzer) mit Kalenderverwaltung sind also abgedeckt. Als zusätzliche Arbeitshelfer gibt’s Microsoft Forms als Feedback-Tool sowie Microsoft-Listen.

Business Basic im Überblick:

  • Web- und Mobilversion: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
  • Clouddienste: OneDrive, Teams, Exchange, SharePoint
  • Microsoft Forms und Listen

Business Basic kostet netto 4,20 Euro pro Monat und Nutzer bei jährlicher Zahlweise; wer sich für die monatliche Buchung entscheidet, bezahlt 5,10 Euro pro Nutzer/Monat.

Business Standard: online und offline gut aufgestellt

Der Business-Standard-Plan bietet dieselben Leistungen wie Basic, liefert darüber hinaus aber die Office-Anwendungen Access und Publisher für den PC mit. Außerdem sind hier auch die Desktop-Anwendungen für PC und Mac enthalten, die in Basic nur webbasiert und mobil laufen. Pro Nutzer ist die Installation auf bis zu 5 Macs oder Windows-Rechnern möglich (Windows 10 ist Voraussetzung).

Neben Microsoft Forms und Microsoft-Listen ist hier auch Microsoft Bookings für Onlinetermine an Bord.

Business Standard im Überblick:

  • Web- und Mobilversion: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
  • Desktopversion: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook für PC/Mac; Access und Publisher für PC
  • Clouddienste: OneDrive, Teams, Exchange, SharePoint
  • Microsoft Forms, Listen und Bookings

Business Standard kostet netto 10,50 Euro (jährlich) bzw. 12,60 Euro (monatlich) pro Monat und Nutzer.

Business Premium: volle Kontrolle und maximale Sicherheit

Die Premiumversion ist der große Bruder von Business Standard: Hier bekommt man dasselbe Paket, allerdings ergänzt um eine erweiterte Geräteverwaltung via Intune und mehr Sicherheitsfunktionen dank Azure Information Protection. Microsoft fasst dieses Angebot unter der Bezeichnung Advanced Threat Protection zusammen; dazu gehören etwa Microsoft Defender für Office 365, der Fernzugriff auf verlorene oder gestohlene Geräte, die Einschränkung der Kopier-und Speicherfunktion in Office Mobile Apps, Information Rights Management, Windows Defender und Exchange-Online-Archivierung. PCs und mobile Geräten lassen sich umfassend verwalten, um beispielsweise Update-Installationen zu konfigurieren oder Sicherheitseinstellungen vorzunehmen.

Business Premium im Überblick:

  • Web- und Mobilversion: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
  • Desktopversion: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook für PC/Mac; Access und Publisher für PC
  • Clouddienste: OneDrive, Teams, Exchange, SharePoint
  • Microsoft Forms, Listen und Bookings
  • zusätzliche Clouddienste: Intune, Azure Information Protection

Business Premium ist nur im Jahresabonnement verfügbar, dafür berechnet Microsoft jährlich 16,90 Euro netto pro Monat und Nutzer.

Microsoft 365 Apps: für Office-Arbeiter

Wer nur die Office-Anwendungen braucht, entscheidet sich für 365 Apps: Der stark abgespeckte Plan enthält das gesamte Office-Paket für Browser, Mobilgeräte und Rechner, aber weder Exchange noch Teams. Der OneDrive-Onlinespeicher ist auch hier dabei (ohne SharePoint), der gemeinsamen Dateibearbeitung steht also nichts im Wege.  

Microsoft 365 Apps im Überblick:

  • Web- und Mobilversion: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
  • Desktopversion: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook für PC/Mac; Access und Publisher für PC
  • Clouddienste: OneDrive

Für Microsoft 365 Apps bezahlt man netto 8,80 Euro pro Nutzer/Monat im Jahresabo bzw. 10,60 Euro bei monatlicher Abrechnung.

Noch unsicher?

Sie nutzen noch keinen der 365-Pläne und sind nicht sicher, was die beste Wahl für Ihr Unternehmen ist? Sie denken darüber nach, digitale Arbeitsplätze für Ihr Team einzurichten oder die vorhandenen effizienter zu gestalten, und wünschen sich eine zielgerichtete Beratung und Unterstützung? Unsere Experten sind gerne für Sie da.


ProTRONIC bietet seit dreißig Jahren den IT-Maßanzug für Unternehmen an. Von der Server-Hardware und klassischen Hosting-Angeboten bis hin zur individuell abgestimmten (Microsoft-Azure-)Cloud-Lösung haben wir genau das Richtige für Ihren Bedarf.

Zur Person: Marc Groß begann 1991 in Bisingen gewerblich PC-Systeme zu verkaufen. Heute gehören 21 IT-Experten zum Team von ProTRONIC, das vom Standort Balingen aus rund 260 Gewerbekunden betreut.

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