Datensicherung für Office 365 – fünf wichtige Punkte beim Backup

Digitale Daten gehen verloren, werden versehentlich gelöscht oder überschrieben oder fallen einem Hackerangriff zum Opfer: Ein Datenverlust ist weder selten noch kann man sich garantiert davor schützen. Und er passiert – natürlich – immer genau dann, wenn man nicht damit rechnet. Umso wichtiger ist eine durchdachte, individuell ausgewählte Backup- und Wiederherstellungslösung, mit deren Hilfe sich die verlorenen Daten so schnell wie möglich sicher wiederherstellen lassen. Wie sieht es damit in der Cloud aus? Wir sprechen fünf Punkte zum Thema Datensicherung, Backup und Recovery an, die jeder auf dem Schirm haben sollte, der Microsoft Office 365 im Unternehmen einsetzt. 

Grundsätzliches zum Thema Datensicherung in Office 365

Microsoft  hat zwar eine Datensicherung für Office 365 integriert, als Anwender kann man grundsätzlich also zunächst einmal darauf zurückgreifen. Man sollte sich dabei allerdings bewusst sein, dass diese Lösung sehr wahrscheinlich nicht alle Ansprüche an ein gutes und rundum zuverlässiges Backup erfüllt. Je nachdem wie schnell, sicher und vollständig die verlorenen Daten wiederhergestellt werden sollen oder müssen, kann eine alternative Backup- und Wiederherstellungslösung die bessere Wahl sein. Für Office 365 stehen verschiedene spezielle entwickelte Anwendungen zur Verfügung, die unsere fünf Punkte berücksichtigen.

1 – Ohne Versionierung geht nichts

Das integrierte Backup für Office 365 hat einen großen Schwachpunkt: Wiederherstellen lässt sich nur die letzte Speicherung. Das ist nicht nur im Fall eines Hackerangriffs fatal, sondern wird zum Beispiel auch bei gelöschten oder falsch gespeicherten Dateien zum Verhängnis. Es empfiehlt sich also eine Lösung, die wie bei klassischen Backups auf Versionierung setzt und so das Einspielen der Daten aus mehreren Wiederherstellungspunkten ermöglicht. 

2  Wer bietet 100 %?

Nach einem Datenverlust muss es vor allem schnell gehen: Die verlorenen Dateien sollen zügig wieder zur Verfügung stehen, damit die Arbeit weitergehen kann – und sie sollen dabei natürlich möglichst vollständig  wieder eingespielt werden. Und das ist der Knackpunkt: Nicht alle SaaS-Anbieter versprechen eine 100-prozentige Wiederherstellung, und für viele Unternehmen kommt es nicht infrage, sich mit weniger zufriedenzugeben. Mit einer alternativen, selbst implementierten Recoverylösung lassen sich die Daten in Office 365 so wiederherstellen, wie es nötig und gewünscht ist.

3  Eines für alle

Alles, was im Unternehmen genutzt wird, sollte auch gesichert werden, sprich: Jede Anwendung braucht ein Backup. Wenn also etwa SharePoint Online oder OneDrive zum Einsatz kommen, steht man bei einem Datenverlust ohne umfassendes Recovery mehr als schlecht da, denn mit der integrierten Office-365-Sicherung lassen sich Dateien aus SharePoint und OneDrive nicht wiederherstellen. Bevor die Entscheidung für eine Backup-Lösung fällt, sollte also zunächst genau überprüft werden, welche Anwendungen und Dateiarten gesichert werden müssen.  

4  Was in der Cloud passiert, bleibt auch in der Cloud

Wenn in der Cloud gearbeitet wird, sollten die Daten auch dort gesichert werden, natürlich entsprechend verschlüsselt und rechtlich abgesichert. Der Grund ist simpel: Auch das umfassendste Backup ist nur dann schnell überall verfügbar, wenn es zentral eingespielt werden kann, und dafür sollte es in der Cloud liegen.

5  Nicht mit Kanonen auf Datenspatzen schießen

Mehr ist nicht immer mehr. Bevor man sich daran macht, für alles und jeden sämtliche Backup-Möglichkeiten auszureizen, sollte der tatsächliche Bedarf ermittelt werden. Schließlich kommt bei Cloud- und Software-Angeboten auch das Thema Lizenzierung ins Spiel und niemand will unnötig wertvolle Ressourcen einsetzen. Gerade wenn weitere Anwendungen genutzt werden, die gesichert werden müssen – Stichwort OneDrive oder SharePoint –, empfiehlt es sich deshalb, nicht pauschal jeden einzelnen Arbeitsplatz zu lizenzieren. Stattdessen sollte man hier jeweils individuell prüfen, welche Arten von Daten ins Backup einbezogen werden müssen.

Mit der richtigen Beratung zur richtigen Lösung

Die Entscheidung für die individuell beste Backup- und Wiederherstellungslösung für Office 365 sollte wohlüberlegt sein, aber keinesfalls aufgeschoben werden, denn ein Datenverlust geschieht bekanntlich immer zum ungünstigsten Zeitpunkt – gut dran ist dann nur, wer optimal vorbereitet ist. Je komplexer die Anforderungen an die Datensicherung sind, desto aufwendiger werden allerdings auch Auswahl und Implementierung. Sparen Sie sich die Zeit für Ihr operatives Geschäft: Wir haben die nötige Erfahrung und die passenden AddOns für Backup, E-Mail-Sicherheit und Signaturverwaltung – unsere IT-Experten finden zügig auch Ihre Backup-Lösung. Für die optimale Absicherung Ihrer Daten und einen störungsfreien Geschäftsbetrieb. 

ProTRONIC bietet seit dreißig Jahren den IT-Maßanzug für Unternehmen an. Von der Server-Hardware und klassischen Hosting-Angeboten bis hin zur individuell abgestimmten (Microsoft-Azure-)Cloud-Lösung haben wir genau das Richtige für Ihren Bedarf.

Zur Person: Marc Groß begann 1991 in Bisingen gewerblich PC-Systeme zu verkaufen. Heute gehören 21 IT-Experten zum Team von ProTRONIC, das vom Standort Balingen aus rund 260 Gewerbekunden betreut.