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Microsoft Teams: das Kommunikationstool für den digitalen Wandel

Spätestens seit sich alle Welt (gezwungenermaßen) zu Onlinemeetings trifft, führt in vielen Unternehmen kein Weg mehr daran vorbei: Die Rede ist von Microsoft Teams, das aus den Vorgängeranwendungen Skype for Business und Microsoft Groups hervorgegangen ist. Von diesen unterscheidet es sich in mehr als nur im Namen: Teams kann nicht nur Kommunikation, sondern auch Kollaboration. Damit bietet es sich überall dort an, wo Projektgruppen effizient digital zusammenarbeiten wollen – im Chat, beim Onlinemeeting, per Videotelefonie oder für den Datenaustausch. Die Anwendung ist in Microsofts 365 Suite integriert und verbindet Nutzer, Inhalte und Tools so unkompliziert miteinander, dass sie im Einsatz schnell überzeugt. Inzwischen greifen laut Microsoft mehr als 115 Millionen Nutzer täglich auf Teams zu, dabei wurde die App erst 2017 veröffentlicht. Die steigende Nachfrage liegt natürlich auch an der Coronakrise – aber nicht nur.

Altes Problem – neue Lösung

Eine Anwendung für den schriftlichen Austausch, eine für Onlinemeetings und vielleicht noch eine weitere für die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten, dazu eine Plattform für den einfachen Datenaustausch … Einfach und effektiv sieht anders aus, dabei ist genau das noch Alltag in vielen Unternehmen. Der Grund dafür: Die bisherige Art der Kommunikation gestaltet sich vielleicht nicht optimal, die Einführung einer neuen Anwendung ist aber bekanntlich immer eine Herausforderung.

Hier kann Teams punkten, denn Einstieg und Handhabung sind vergleichsweise einfach und ohne komplexe, zeitraubende Schulungen vermittelbar. Die Kernanwendungen von Teams lassen sich bei Bedarf individuell erweitern, und da alles unter einem Dach zusammengefasst ist, hält sich auch der Aufwand in der Verwaltung von Programm(en) und Nutzern in engen Grenzen.

Teams bietet so einen übersichtlichen digitalen Arbeitsplatz, an dem alle benötigten Ressourcen zentral zur Verfügung stehen und der es Projektgruppen ermöglicht, sich unkompliziert auszutauschen – das optimale Werkzeug für die Zusammenarbeit, sowohl im Unternehmen selbst als auch im Homeoffice oder mit externen Partnern, Kunden und Lieferanten.

5 gute Gründe für Microsoft Teams

Der große Vorteil von Teams ist, dass es Kommunikation und Zusammenarbeit vereint, es spricht aber noch mehr dafür, das Tool im Joballtag einzusetzen.

1. Räumlich getrennt, digital vereint: Wo Teams zusammenkommen

Da Teams komplett digital ist, spielt es keine Rolle, wo sich die einzelnen Teammitglieder jeweils aufhalten: Teams funktioniert im Büro genauso gut wie im Homeoffice oder auf Dienstreise. Die Daten liegen in der Cloud und sind für jeden verfügbar. Apropos Dienstreisen: Die kann man sich mit Teams oft gleich ganz sparen – und damit Zeit, Aufwand und Reisekosten –, denn über ein Onlinemeeting in Teams kann man nicht nur Gespräche führen, sondern auch Vorträge halten, Präsentationen zeigen, gemeinsam brainstormen oder Notizen festhalten.  

2. Alle Geräte, alle Kommunikationswege, alle Beteiligten

Der Chef nutzt einen Desktop-PC, die Kollegin ein Android-Tablet und der Freelancer im Homeoffice ein MacBook – ein Problem? Keineswegs, denn Teams ist für alle Geräte und Betriebssysteme verfügbar. Und auch der Kommunikationsweg  lässt sich ganz nach Bedarf wählen. Die Telefonkonferenz mit den Geschäftspartnern in Übersee, ein schneller Gruppenchat mit dem Projektteam oder das Onlinemeeting mit dem Grafiker, der erste Entwürfe präsentieren will? Alles ist möglich. Besagter Freelancer kann übrigens – genau wie andere externe Beteiligte – schnell und einfach als Gastnutzer zum eigenen Kanal oder Meeting eingeladen werden und braucht dafür nicht einmal ein eigenes Office 365 – die kostenfreie Teams-Version reicht aus.

3. Ordnung und Struktur – in Ablage und Kommunikation

Wer mit diversen Programmen und Apps arbeiten muss, kennt es: das lästige Zuordnen und Sortieren und die – oft genug mühsame – Suche nach Informationen und Dateien. Teams spart hier jede Menge Zeit und Aufwand, denn die Kommunikation erfolgt kontextbezogen in den Projektteams und ggf. auch innerhalb davon in spezifischen Kanälen: Was zu Projekt A gehört, wird auch bei Projekt A abgelegt und lässt sich so schnell wiederfinden (die Suche funktioniert aber auch kanalübergreifend). Davon profitiert schlussendlich auch die Kommunikation, weil die Teams fokussierter arbeiten können.

4. Verknüpfung mit anderen Office-365-Programmen

Da Teams in die 365 Suite integriert ist, besteht eine direkte Anbindung zu anderen Office-Programmen wie Outlook, OneDrive, Planner oder SharePoint. Das macht die Zusammenarbeit spielend einfach, alles ist stets synchronisiert und Versionskonflikte gehören der Vergangenheit an – ein Riesenvorteil, wenn Dokumente von mehreren Beteiligten gleichzeitig bearbeitet werden sollen, zum Beispiel beim Überarbeiten von Texten in Word.  

5. Beliebig erweiterbar – auch durch Drittanbieter-Tools

Bei der Anbindung zusätzlicher Anwendungen ist man in Teams nicht auf Microsoft-Produkte beschränkt – auch Drittanbieter-Tools lassen sich bei Bedarf mit wenigen Klicks in Teams integrieren. Das ist übersichtlich, effizient und erspart dem User den ständigen Switch zwischen den verschiedenen Anwendungen. Ein Login – alle Tools. 

Teams vereinfacht und verbessert also nicht nur die Kommunikation und die Zusammenarbeit, es spart auch Zeit und Kosten: Onlinemeetings ersetzen Vorortbesprechungen und Dienstreisen, die Echtzeitabstimmung reduziert Arbeits- und Kommunikationsschritte und ermöglicht schnellere Entscheidungen.

Sie haben Teams noch nicht im Einsatz? Wir beraten Sie individuell, unterstützen Sie bei der Einführung und schaffen zukunftsfähige digitale Arbeitsplätze für Ihre Mitarbeiter.


ProTRONIC bietet seit dreißig Jahren den IT-Maßanzug für Unternehmen an. Von der Server-Hardware und klassischen Hosting-Angeboten bis hin zur individuell abgestimmten (Microsoft-Azure-)Cloud-Lösung haben wir genau das Richtige für Ihren Bedarf.

Zur Person: Marc Groß begann 1991 in Bisingen gewerblich PC-Systeme zu verkaufen. Heute gehören 21 IT-Experten zum Team von ProTRONIC, das vom Standort Balingen aus rund 260 Gewerbekunden betreut.

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